SUMÁRIO: A aprovação anual de contas em sociedades comerciais é um processo fundamental para garantir a transparência e a conformidade financeira, devendo, assim, as sociedades em Portugal cumprir as normas e os requisitos legais estabelecidos e observar os prazos legais para evitar penalidades.

A aprovação anual de contas é um requisito legal obrigatório para todas as sociedades comerciais em Portugal. Este processo envolve a análise e aprovação das demonstrações financeiras da sociedade, qualquer que seja o seu tipo, incluindo o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e o relatório de gestão.

Estão ainda sujeitas à prestação de contas, as sociedades civis sob forma comercial, as sociedades anónimas europeias, as empresas públicas, as sociedades com sede no estrangeiro e representação permanente em Portugal (na parte respeitante à própria representação permanente) e os estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada.

Este procedimento é essencial para garantir a transparência e a prestação de contas a sócios e acionistas, a fornecedores, a clientes e outras partes interessadas. Ademais, a aprovação anual de contas ajuda a avaliar o desempenho financeiro da empresa e a identificar eventuais áreas de melhoria e atuação da sociedade.

O processo de aprovação anual de contas nas sociedades comerciais, em Portugal, geralmente, segue as seguintes etapas:

• Preparação das demonstrações financeiras pela administração/gerência da sociedade;
• Revisão das demonstrações financeiras pelo contabilista certificado e/ou auditor externo, conforme aplicável;
• Convocação da Assembleia Geral de acionistas/sócios para aprovação das contas;
• Apresentação das demonstrações financeiras aos acionistas/sócios durante a reunião de Assembleia Geral;
• Discussão e votação para aprovação das contas da sociedade; e
• Elaboração da ata da reunião de Assembleia Geral, na qual serão exaradas as deliberações que aí sejam tomadas.

Após a aprovação das contas, deve proceder-se ao registo da prestação de contas, que consiste no depósito da informação que dela faz parte. A obrigação de registo é integrada e cumprida através da entrega da IES (Informação Empresarial Simplificada), dando-se cumprimento às obrigações de entrega da declaração anual de informação contabilística e fiscal para com a Autoridade Tributária, a de prestação de contas para com a Conservatória do Registo Comercial, e prestação de informação para fins estatísticos para com o INE, o Banco de Portugal e a Direção-Geral das Atividades Económicas.

O registo de prestação de contas deve ser instruído com (i) a ata de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados, (ii) o balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados, (iii) a demonstração dos resultados; (iv) a demonstração das alterações no capital próprio/património líquido, (v) a demonstração de fluxos de caixa, (vi) o anexo às demonstrações financeiras, a certificação legal das contas e (vii) o parecer do órgão de fiscalização, quando exista.

É importante observar os prazos estabelecidos por lei para a apresentação do registo da prestação de contas, que no caso das sociedades anónimas e das sociedades por quotas (unipessoais ou não), deve ser efetuado até ao 15.º dia do sétimo mês posterior à data do termo do exercício económico, por regra coincidente com o términus do ano civil, logo a prestação de contas deve ser registada até 15 de julho.

O não cumprimento dos prazos estabelecidos pode resultar em penalidades financeiras e outras consequências legais, incluindo a impossibilidade de distribuição de dividendos aos acionistas/sócios ou a conclusão de registos junto da Conservatória do Registo Comercial competente.

Notamos, pois, que a aprovação anual de contas em sociedades comerciais é um processo fundamental para garantir a transparência e a conformidade financeira, devendo, assim, as sociedades em Portugal cumprir as normas e os requisitos legais estabelecidos e observar os prazos legais para evitar penalidades.

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Rogério Fernandes Ferreira
Marta Machado de Almeida
Patrícia Largueiras
Luís Almeida Brito
Inês Dias de Pinho