RESUME: L'approbation annuelle des comptes dans les entreprises commerciales est un processus fondamental pour garantir la transparence financière et la conformité. Par conséquent, les entreprises au Portugal doivent se conformer aux exigences légales établies et respecter les délais pour éviter les sanctions.

Conformément et aux fins du cadre juridique portugais, notamment à travers le Code des sociétés commerciales, l'approbation annuelle des comptes est une obligation légale pour toutes les entreprises commerciales au Portugal. Ce processus implique l'analyse et l'approbation des états financiers de l'entreprise, quel que soit son type, y compris le bilan, le compte de résultat et le rapport de gestion.

Les entités suivantes restent soumises à la reddition de comptes : les sociétés civiles exerçant une activité commerciale, les sociétés anonymes européennes, les entreprises publiques, les sociétés étrangères ayant un établissement permanent au Portugal (concernant cet établissement permanent lui-même), et les entreprises individuelles à responsabilité limitée.

Cette procédure est essentielle pour garantir la transparence et la responsabilité envers les actionnaires / partenaires, les fournisseurs, les clients et autres parties prenantes. De plus, l'approbation annuelle des comptes permet d'évaluer la performance financière de l'entreprise et d'identifier les domaines d'amélioration et d'action.

Le processus d'approbation annuelle des comptes dans les entreprises commerciales au Portugal suit généralement ces étapes :

• Préparation des états financiers par le conseil d'administration / la direction de l'entreprise;
• Examen des états financiers par l'auditeur interne ou externe, selon le cas;
• Convocation de l'Assemblée générale des actionnaires pour l'approbation des comptes;
• Présentation des états financiers aux actionnaires lors de l'Assemblée générale;
• Discussion et vote pour l'approbation des comptes de l'entreprise; et
• Rédaction du procès-verbal de l'Assemblée générale, enregistrant les résolutions prises.

Enfin, après l'approbation des comptes, les comptes doivent être enregistrés, ce qui consiste à déposer les informations qui en font partie. L'obligation d'enregistrement est intégrée et remplie par le biais de la soumission de l'IES (Informations Entreprise Simplifiées), remplissant les obligations de soumission de la déclaration annuelle des informations comptables et fiscales à l'Autorité fiscale, le dépôt des comptes au Registre Commercial, et la fourniture d'informations à des fins statistiques à l'INE, la Banque du Portugal et la Direction générale des activités économiques.

L'enregistrement des comptes doit être accompagné de (i) procès-verbaux d'approbation des comptes annuels et de l'affectation des résultats, (ii) bilan, compte de résultat et notes annexées au bilan et au compte de résultat, (iii) état des produits, (iv) état des variations des capitaux propres, (v) état des flux de trésorerie, (vi) notes aux états financiers, la certification légale des comptes, et (vii) l'avis de l'organe de surveillance, le cas échéant.

Il est important de respecter les délais fixés par la loi pour la soumission de l'enregistrement des comptes, qui dans le cas des sociétés anonymes et des sociétés à responsabilité limitée (qu'elles soient unipersonnelles ou non), doit être fait avant le 15e jour du 7e mois suivant la fin de l'exercice financier, généralement coincidant avec la fin de l'année civile, donc les comptes doivent être enregistrés avant le 15 juillet.

Le non-respect des délais fixés peut entraîner des sanctions financières et d'autres conséquences juridiques, y compris l'impossibilité de distribuer des dividendes aux actionnaires ou de procéder à des enregistrements auprès du Registre du commerce compétent.

En conclusion, nous notons que l'approbation annuelle des comptes dans les entreprises commerciales est un processus fondamental pour garantir la transparence financière et la conformité. Par conséquent, les entreprises au Portugal doivent se conformer aux exigences légales établies et respecter les délais pour éviter les sanctions.

Rogério Fernandes Ferreira
Marta Machado de Almeida
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Inês Dias de Pinho
(Business Team)

Romy Alfredo Bouery
Sara Mendes Fernandes
Pedro Santos Gomes
(French Desk)