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Autenticação de atos e documentos por videoconferência em Portugal: uma ferramenta inovadora

13 Abril 2023
Autenticação de atos e documentos por videoconferência em Portugal: uma ferramenta inovadora
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Autenticação de atos e documentos por videoconferência em Portugal: uma ferramenta inovadora

13 Abril 2023

SUMÁRIO

No dia 30 de dezembro de 2021, foi publicado o Decreto-Lei n.º 126/2021, que estabelece o regime jurídico aplicável à realização, através de videoconferência, de atos autênticos, de termos de autenticação de documentos particulares e de reconhecimentos.

INTRODUÇÃO

Foi aprovado, no dia 30 de dezembro de 2021, o Decreto-Lei n.º 126/2021 (de ora em diante, o “Decreto”), que estabelece o regime jurídico aplicável à realização, através de videoconferência, de atos autênticos, de termos de autenticação de documentos particulares e de reconhecimentos.

NATUREZA TEMPORÁRIA E FACULTATIVA

O Decreto-Lei foi criado e publicado com o intuito de superar dificuldades sentidas durante a pandemia da COVID 19.

Por essa razão, o regime jurídico em questão foi dotado, por um lado, de natureza temporária, tendo sido estipulado, inicialmente, um prazo de vigência de 2 anos, contado desde o dia 4 de abril de 2022.

Não obstante, conforme referido no preâmbulo no Decreto-Lei, o Governo efetuará uma ponderação com vista à eventual consolidação definitiva do mecanismo na ordem jurídica, assim podendo suceder um alargamento do seu período de vigência.

É, também, de salientar a natureza facultativa do mecanismo, não sendo afastada a possibilidade de os profissionais habilitados para o efeito, continuarem a realizar os atos em questão de modo presencial.

Sejam os atos efetuados presencialmente ou por videoconferência o valor probatório é o mesmo.

PROFISSIONAIS HABILITADOS A REALIZAR ATOS POR VIDEOCONFERÊNCIA

Encontram-se abrangidos pelo Decreto-Lei e, por isso, habilitados para a prática de atos por videoconferência, os seguintes profissionais:

a) conservadores de registos;
b) oficiais de registos;
c) notários;
d) agentes consulares portugueses;
e) advogados; e
f) solicitadores.

Não obstante, verifica-se uma distinção dos atos que podem ser praticados por cada um dos profissionais em causa.

Os conservadores de registos e os oficiais de registos podem realizar atos por videoconferência no âmbito de:

g) Procedimentos especiais de trans-missão, oneração e registo imediato de prédios em atendimento presencial único;
h) Processos de separação ou divórcio por mútuo consentimento; e
i) Procedimentos de habilitação de herdeiros com ou sem registos.

Os notários, agentes consulares portugueses, advogados e solicitadores podem recorrer à videoconferência para realizar todos os atos da sua competência, à exceção dos seguintes:

a) testamentos e atos a estes relativos;
b) atos relativos a factos sujeitos a registo predial que não respeitem a fatos jurídicos que impliquem a constituição, o reconhecimento, a aquisição, a modificação ou a extinção dos direitos de propriedade, usufruto, uso e habitação, superfície ou servidão, bem como da propriedade horizontal, da promessa de alienação ou oneração (com eficácia real) de imóveis ou ainda a cessão da posição contratual resultante desse facto; e
c) cessões, modificações, extinções de hipotecas e cessões do grau registal prioritário respetivo e consignações de rendimentos.

ÂMBITO TERRITORIAL

Os atos a praticar por conservadores de registos, oficiais de registos, notários, advogados e solicitadores, apenas poderão ser efetuados por videoconferência quando se trate de atos praticados em território nacional.

Os agentes consulares portugueses, por seu turno, poderão realizar, por videoconferência, atos relativos a portugueses que se encontrem no estrangeiro ou que devam produzir os seus efeitos em Portugal.

MEIOS DISPONIBILIZADOS PARA A PRÁTICA DOS ATOS

O Ministério da Justiça disponibilizou no site www.justiça.gov.pt uma plataforma informática para a realização dos atos à distância.

É através dessa plataforma eletrónica, que é gerida em conjunto pelo Instituto dos Registos e do Notariado (IRN) e pelo Instituto de Gestão Financeira e Equipamento da Justiça (IGFEJ), que é facultado o acesso às sessões de videoconferência, através das quais haverá lugar à prática dos atos à distância.

Aquando da realização das sessões de videoconferência, os seus intervenientes podem fazer-se acompanhar, também por videoconferência ou presencialmente, por advogado ou solicitador, desde que seja feita a respetiva referência nos documentos lavrados.

A plataforma eletrónica disponibiliza áreas reservadas, sendo o acesso a essas áreas efetuado mediante autenticação do utilizador com recurso aos meios disponíveis no site autenticação.gov.pt, como o Cartão de Cidadão, Chave Móvel Digital, ou outros meios de identificação eletrónica emitidos noutros Estados-Membros.

É através das áreas reservadas, cujos poderes diferirão consoante se trate de uma área reservada de meros intervenientes ou de profissionais habilitados, que será possível, entre outros:

  • Agendar as sessões de videoconferência;
  • Submeter, aceder e assinar os documentos;
  • Aceder às sessões de videoconferência;
  • Manifestar que o documento a lavrar é conforme à vontade do interveniente;
  • Consultar os pagamentos de emolumentos devidos ao IRN, I. P.

REALIZAÇÃO DOS ATOS À DISTÂNCIA

Para a realização dos atos é necessário que o profissional realize um agendamento prévio, de onde conste, por um lado, o dia, hora e duração prevista para o ato, e, por outro, a identificação das pessoas que nele intervirão.

Uma vez agendado o ato, é enviado, para os intervenientes, uma hiperligação de acesso à área reservada da plataforma informática, bem como, no caso de atos da competência de conservadores de registos e de oficiais de registos e da competência dos agentes consulares portugueses, informação relativa a valores e dados para pagamento dos emolumentos que sejam devidos aquando da realização do ato.

As sessões decorridas para a prática de atos à distância são objeto de gravação audiovisual.

Por forma a certificar-se que os intervenientes agem de livre vontade no decurso da sessão de videoconferência, o profissional solicita aos intervenientes que, através da câmara que se encontram a utilizar, exponham o espaço em seu redor.

Seguidamente, o profissional partilha no ecrã os documentos a cuja leitura haverá lugar, explica-os aos intervenientes e certifica-se que o ato é conforme à vontade real dos intervenientes.

Caso a qualidade de imagem da sessão se revele fraca, existam condições deficientes de luminosidade ou som, ou ocorram interrupções na transmissão do vídeo, todo o procedimento deve ser interrompido.

Sucede-se a aposição, nos documentos, da assinatura eletrónica dos intervenientes, devendo ser submetidos, de seguida, na plataforma eletrónica.

O profissional, após confirmar a qualidade da gravação da sessão, apõe, também ele, a sua assinatura eletrónica e, por fim, submete os documentos na plataforma eletrónica.

A leitura, explicação e assinatura dos documentos deverá realizar-se no mesmo dia, sob pena de nulidade do ato.

DEVER DE CONSERVAÇÃO

As gravações das sessões de videoconferência são arquivadas e conservadas pelo período de 20 anos.

Os documentos lavrados e os documentos instrutórios devem ser arquivados e conservados pelo período legalmente exigido, à exceção dos documentos particulares autenticados que titulem atos sujeitos a registo predial e dos documentos que os instruem, que se encontram sujeitos a depósito eletrónico.

CONCLUSÃO

O mecanismo introduzido pela legislação dos atos à distância vem acompanhar a tendência digitalizadora da atividade económica.

É uma ferramenta que será, com certeza, bastante proveitosa, tendo um potencial simplificador de atos de manifesta importância para as pessoas e para as empresas.

Resta, eventualmente, uma maior promoção de tal mecanismo, visto que, não obstante ter sido introduzido na ordem jurídica portuguesa em 2021, não é, ainda, uma ferramenta de utilização recorrente e generalizada.

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Lisboa, 13 de abril de 2023

Rogério M. Fernandes Ferreira
Patrícia Largueiras
Luís Almeida Brito
Frederico Ferreira da Silva
Nicolas Simonini

(Business team)

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