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Authentification d'actes et de documents par vidéoconférence au Portugal: un outil innovant

13 avril 2023
Authentification d'actes et de documents par vidéoconférence au Portugal: un outil innovant
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Authentification d'actes et de documents par vidéoconférence au Portugal: un outil innovant

13 avril 2023

RÉSUMÉ

Le 30 décembre 2021 a été publié le décret-loi n° 126/2021 établissant le régime juridique applicable à l'exécution, par vidéoconférence, d'actes authentiques, de termes d'authentification d'actes privés et de légalisation.

INTRODUCTION

Le 30 décembre 2021 a été approuvé le décret-loi n° 126/2021 (ci-après, le "décret"), qui établit le régime juridique applicable à l'exécution, par vidéoconférence, d'actes authentiques, de termes d'authentification d'actes privés et de légalisation.

NATURE TEMPORAIRE ET FACULTATIVE

Le décret-loi a été créé et publié pour surmonter les difficultés rencontrées lors de la pandémie de COVID 19.

Pour cette raison, le régime juridique en question a été doté, d'une part, d'une nature temporaire, ayant été stipulé, initialement, une période de validité de 2 ans, à compter du 4 avril 2022.

Néanmoins, comme indiqué dans le préambule du décret-loi, le gouvernement envisagera la possibilité de consolider définitivement le mécanisme dans le système juridique, ce qui pourrait conduire à une prolongation de sa période de validité.

Il convient également de souligner le caractère facultatif du mécanisme, sans exclure la possibilité pour les professionnels qualifiés à cet effet de continuer à effectuer les actes en question en personne.

Que les actes soient accomplis en personne ou par vidéoconférence, la valeur probante est la même.

LES PROFESSIONNELS HABILITÉS À EFFECTUER DES ACTES PAR VIDÉOCONFÉRENCE

Les professionnels suivants sont couverts par le décret-loi et, par conséquent, sont habilités à effectuer des actes par vidéoconférence:

a) les conservateurs;
b) les greffiers;
c) les notaires;
d) les agents consulaires portugais;
e) les avocats; et
f) les avoués.

Néanmoins, il existe une distinction entre les actes qui peuvent être accomplis par chacun des professionnels concernés.

Les conservateurs et les greffiers peuvent accomplir des actes par vidéoconférence dans le cadre de :

a) Procédures spéciales pour la transmission, l'hypothèque et l'enregistrement immédiat des immeubles en un seul service présentiel;
b) Procédures de séparation ou de divorce par consentement mutuel; et
c) Procédures de sucession avec ou sans registres.

Les notaires, les agents consulaires portugais, les avocats et les avoués peuvent utiliser la vidéoconférence pour accomplir tous les actes relevant de leur compétence, à l'exception des actes suivants :

a) Testaments et actes connexes;
b) Les actes liés à des faits soumis à la publicité foncière qui ne concernent pas des faits juridiques impliquant la constitution, la reconnaissance, l'acquisition, la modification ou l'extinction des droits de propriété, d'usufruit, d'usage et d'habitation, de superficie ou de servitude, ainsi que de la propriété horizontale, la promesse d'aliénation ou de charge (avec efficacité réelle) de biens immobiliers ou la cession de la position contractuelle résultant de ce fait; et
c) Les cessions, les modifications, l'extinction des hypothèques et les cessions du rang d'inscription respectif et les consignations de revenus.

CHAMP D'APPLICATION TERRITORIAL

Les actes à accomplir par les conservateurs, les greffiers, les notaires, les avocats et les avoués ne peuvent être effectués par vidéoconférence que lorsque les actes sont accomplis sur le territoire national.

Les agents consulaires portugais peuvent accomplir, par vidéoconférence, des actes concernant des citoyens portugais qui se trouvent à l'étranger ou qui doivent produire leurs effets au Portugal.

MOYENS MIS À DISPOSITION POUR LA PRATIQUE DES ACTES

Le Ministère de la Justice a mis à disposition sur le site www.justiça.gov.pt une plateforme informatique permettant d'effectuer les actes à distance.

C'est par le biais de cette plateforme élec-tronique, gérée conjointement par l'Institut du registre et des affaires notariales (IRN) et l'Institut de gestion financière et d'équipement de la justice (IGFEJ), que l'accès à des sessions de vidéoconférence est assuré, ce qui permet d'effectuer des actes à distance.

Lorsque les sessions se déroulent par vidéoconférence, les intervenants peuvent être accompagnés, également par vidéoconférence ou en personne, par un avocat ou un avoué, à condition que la référence correspondante soit faite dans les documents enregistrés.

La plateforme électronique prévoit des zones réservées et l'accès à ces zones se fait par l'authentification de l'utilisateur à l'aide des moyens disponibles sur le site autenticação.gov.pt, tels que la Citizen Card, la Mobile Digital Key ou d'autres moyens d'identification électronique délivrés dans d'autres États membres.

C'est à travers les domaines réservés, dont les pouvoirs seront différents selon qu'ils sont réservés à de simples intervenants ou à des professionnels qualifiés, que cela sera possible, entre autres :

  • Programmer les sessions de vidéoconférence;
  • Soumission, accès et signature de documents;
  • Accès aux sessions de vidéoconférence;
  • Démontrer que l'acte à rédiger est conforme à la volonté de l’intervenant;
  • Consulter les paiements des émoluments dus à l'IRN, I. P.

LA RÉALISATION D'ACTES À DISTANCE

Pour réaliser les actes, il est nécessaire que les professionnels établissent un rendez-vous préalable, contenant d'une part le jour, l'heure et la durée prévus pour l'ac-te, et d'autre part l'identification des per-sonnes qui interviendront dans cet acte.

Une fois l'acte programmé, un lien d'accès à la zone réservée de la plateforme informatique est envoyé aux intervenants, ainsi que, dans le cas des actes de la compétence des conservateurs et des greffiers et de la compétence des agents consulaires portugais, des informations concernant les valeurs et les données relatives au paiement des taxes dues au moment de l'acte.

Les séances consacrées à l'exécution d'actes à distance font l'objet d'un enregistrement audiovisuel.

Afin de s'assurer que les participants agissent de leur plein gré pendant la session de vidéoconférence, les professionnels doivent leur demander d'exposer l'espace qui les entoure à travers la caméra qu'ils utilisent.

Les professionnels partagent ensuite les documents à lire à l'écran, les expliquent aux intervenants et vérifient que l'acte est conforme à la volonté réelle des intervenants.

Si la qualité de l'image de la session est médiocre, si les conditions d'éclairage ou de son sont mauvaises ou s'il y a des interruptions dans la transmission vidéo, la procédure doit être interrompue.

Ensuite, les signatures électroniques des intervenants sont apposées sur les documents, qui sont ensuite soumis sur la plate-forme électronique.

Après avoir confirmé la qualité de l'enregistrement de la session, le professionnel appose également sa signature électronique et soumet enfin les documents sur la plateforme électronique.

La lecture, l'explication et la signature des documents doivent avoir lieu le même jour, sous peine de nullité de l'acte.

DEVOIR DE CONSERVATION

Les enregistrements des sessions de vidéoconférence sont archivés et conservés pendant une période de 20 ans.

Les documents établis et les pièces justificatives doivent être classés et conservés pendant la durée prévue par la loi, à l'exception des actes sous seing privé authentifiés qui servent de base aux actes soumis à la publicité foncière et des pièces justificatives qui font l'objet d'un dépôt électronique.

CONCLUSION

Le mécanisme introduit par la législation sur les actes à distance accompagne la tendance à la numérisation de l'activité économique.

C'est un outil qui sera certainement très utile, ayant un potentiel de simplification d'actes d'une importance manifeste pour les personnes et les entreprises.

Ce mécanisme doit encore être promu, car, bien qu'il ait été introduit dans le sys-tème juridique portugais en 2021, il ne s'agit pas encore d'un outil récurrent et généralisé.

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Lisbonne, 13 avril 2023

Rogério Fernandes Ferreira
Patrícia Largueiras
Luís Almeida Brito
Frederico Ferreira da Silva
Nicolas Simonini

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